Kas te haldate päevas arvukalt tööülesandeid, mis vajavad kiiret reageerimist? Või kas tööülesanded kipuvad kuhjuma ja teil ei ole selget ülevaadet tööde staatusest ja nende teostamiseks kuluvast ajast? Tööde juhtimine ja jagamine erinevate töötajate vahel võib tekitada palju stressi ja möödarääkimisi. Telefoni teel ülesannete jagamine on tülikas ja tihti ei jõua vajalik informatsioon inimesteni õigeaegselt, mis omakorda tähendab, et teenused hilinevad. See on suureks väljakutseks näiteks müügi- ja teenindussektoris tegutsevatele ettevõtetele. Jagame teiega soovitusi, kuidas oleks tööde jagamise protsessi võimalik Ecofleeti tarkvaralahendust kasutades automatiseerida ja läbi selle säästa aega ja energiat.
1. Automaatiseerige tööaja arvestus ja oma ülevaadet töödele kuluvast ajast
Kas teie ettevõttes on liikuvaid töötajaid, kellele maksate palka tunnitasu alusel, kuid teil puudub ülevaade, kui mitu tundi tegelikult töö tegemiseks kulub? Kui kasutate Ecofleeti tööülesannete jagamise tarkvaralahendust, ei pea te enam töötunde arvestama kõhutunde järgi ja lootma, et märkmikusse või Excelisse kirja pandud andmed on õiged. Näiteks, kui teie teenus sisaldab kauba kohalevedu, saate Ecofleeti rakenduse abil täpse ülevaate, kui palju aega kulus tööülesannete täitmiseks ja selle alusel arvutada töötasu. Samuti on mobiilirakendus suureks abiks, kui planeerite jalgsi liikuvate töötajate tööpiirkondi, näitena võiks tuua parkimiskontrolörid, või kui haldate valves olevaid töötajaid, nagu torumehed, lukumeistrid. Lisaks saab luua automaatseid aruandeid, kus näete tööde jaoks kulunud aega, kas kliendi, töötaja või objekti lõikes.
2. Jagage tööülesandeid töötaja nutiseadmesse
Süsteem on väga lihtne. Töötajad saavad rakenduse alla laadida oma mobiiltelefoni ja jälgida otse mobiilirakendusest, mis kliente või objekte nad külastama peavad. Kui kontoritöötaja sisestab oma arvutis Ecofleeti süsteemi uue ülesande ja määrab töö tegija, ilmub töötaja mobiili teade, et talle on antud ülesanne koos täpsete juhistega ja aadressiga. Lisaks arvutab süsteem automaatselt välja ka kliendini jõudmiseks kuluva aja ja aitab kohale navigeerida. Kui töötaja on valmis tööd alustama, klikib ta rakenduses vastavat nuppu ja seejärel läheb tööaeg käima.
Kui töö saab tehtud, märgib töötaja mobiilirakenduses töö lõppenuks ja lisab vajalikud dokumendid, näiteks allkirjastatud mobiilse saatelehe või pildid tehtud tööst. Samuti on meeskonnajuhil hea ülevaade, mis tööd on tehtud või kui palju aega kulub reaalselt mingi piirkonna klientide külastamiseks ja enam ei pea aruandeid käsitsi arvutisse skaneerima. Näiteks kasutab meie lahendust liiklusmärke paigaldav ettevõte, kus paigaldajatele saadetakse mobiilirakendusse täpsed juhised, kuhu märgid on vaja üles panna ja enne, kui paigaldajad märgivad, et töö on lõpetatud, lisavad nad juurde pildi paigaldatud märgist.
3. Planeerige eelnevalt töid ette
Läbimõeldud töödejaotus ja organiseerimine aitab tähtaegadest kinni pidada ja pakkuda kvaliteetset teenust. Teil on nimekiri töödest, mis on vaja teatud aja jooksul ära teha ja jagate neid siiani töötajatele e-maili teel, lootes, et nad näevad e-kirja õigeaegselt? Kasutades Ecofleeti veebirakendust, saate kogu tööde nimekirja veebirakendusse üles laadida ja töid paari klikiga õigetele inimestele jagada, lisades juurde, millal tööd peaksid tehtud olema. Samuti saate seadistada, et töötajad saaksid enne uue töö algust meeldetuletuse.
4. Jagage tööülesandeid asukohast lähtuvalt
Ecofleeti veebirakenduses näete visuaalselt, kus kõik teie töötajad asuvad ja kas nad on hõivatud või vabad. See aitab kiiresti reageerida klientide muredele ja saata objektile kõige lähemal olev töötaja. Kui teie ettevõte tegeleb remonditöödega ja teil on vaja saata Tartusse kliendi juurde torumees, saate kaardilt vaadata, kes torumeestest asub Tartule kõige lähemal. Üks meie klientidest on näiteks kahjukäsitlustega tegelev ettevõte Roheline Laine, kes kasutab lahendust, et saata liiklusõnnetuse sündmuspaigale operatiivüksus, kes fikseerib juhtumi. Loe lähemalt!
5. Omage reaalajas ülevaadet tehtud töödest ja hallake kõike ühest rakendusest
Olete tööülesanded välja jaganud ja soovite teada, mis staadiumis tööd on? Selleks, ei pea te enam töötajale telefonikõne tegema vaid saate lihtsalt tarkvararakendusest järele vaadata, kas tööd on alustatud? Kontrollimaks,kas töö sai tehtud, on kaks võimalust. Teenusesse on sisseehitatud kontroll, mis jälgib, kas töölõpetamise hetkel, oli töötaja objekti lähedal, s.t. ei pannud mobiilirakendust tööle viibides kuskil mujal. Teine võimalus on, et töötaja laeb üles vajalikud dokumendid, näiteks allkirja kliendilt või pildi, mis näitab samuti, et töö sai tehtud.
Meeskonnajuhtidel või ülesannete jagamisega tegelevatel kontoritöötajatel on töö tegemiseks vaja vaid ühte tarkvaralahendust, et omada reaalajas ülevaadet kõikidest tööülesannetest ja alla laadida vajalikke raporteid. Juhtidel on selge ülevaade, mis tööülesanded on vaja teha, kellele ülesanded on jagatud ja kas töötajad on need aktsepteerinud ning mis staadiumis tööülesanded parajasti on.
Miks kasutada Ecofleeti tööülesannete jagamise tarkvaralahendust:
- Lahendus aitab säästa aega ja vältida möödarääkimisi töötajatega
- Kasutajasõbralik veebi-ja mobiilirakendus
- Reaalajas ülevaade töötajate asukohast ja tehtud töödest interaktiivsel kaardil
- Võimalik saata töötajatele automaatseid teavitusi
- Kalendriülevaade planeeritud tööülesannetest
- Võimalik automatiseerida korduvate tööülesannete loomist
